30.03.2022 11:37
Консультации.
Просмотров всего: 28341; сегодня: 2.

Что такое документооборот по правилам?

Что такое документооборот по правилам?

Хорошо отлаженный документооборот – одно из условий эффективной работы любой компании независимо от сферы ее деятельности. Употребляя понятие «документооборот»,  мы имеем  в виду созданную в организации систему движения документов, охватывающую весь их жизненный цикл: с момента возникновения до отправки в архив или уничтожения.

Данная система охватывает все без исключения виды документации: управленческую, бухгалтерскую, производственную, административно-хозяйственную, кадровую. Документооборот включает в себя ее создание обработку, прием, передачу и хранение. При этом хранить документацию можно не только на бумажных, но и на электронных носителях, а так же соблюдать правила работы с документами.

Все документы как объекты документооборота можно отнести к одной трех категорий:

- входящие – они поступают в компанию из внешнего мира, от других организаций;

- исходящие – их отправляет компания в другие организации, например, как ответы на входящие;

- внутренние – они создаются компанией для обеспечения ее деятельности и не выходят вовне.

При организации документооборота используются следующие три формы:

- централизованная – когда регистрация, обработка и хранение всех документов происходит в одном месте:

- в канцелярии, секретариате, кадровой службе или службе документационного обеспечения управления (ДОУ);

- децентрализованная – когда хранением и обработкой документов занимаются нескольких структурных подразделений;

- смешанная – когда обрабатывать и хранить документацию могут отдельные структурные подразделения, однако документами, которые значимы для компании в целом, ведает служба ДОУ.   

В зависимости от размера и структуры компании оптимальной для нее будет та или иная форма организации документооборота. Малым и средним предприятиям подойдет централизованная форма. Децентрализованная предпочтительна для компаний, имеющих территориально удаленные филиалы. Смешанная – вариант для очень крупных компаниях. В них нередко существуют отдельные структурные подразделения для организации документопотоков.

Какими же правилами мы должны руководствоваться при организации документооборота? Все они связаны с оптимизацией процессов прохождения документов.

Правильная организация документооборота призвана:

- обеспечить оперативное движение документов, то есть их прохождение с минимальными временными затратами;

- максимально сократить число инстанций, через которые проходит документ,  исключив или хотя бы ограничив возвратные движения;

- обеспечить единообразный порядок прохождения и обработки всех документов.

Следование этим правилам позволит воплотить в жизнь ключевой принцип организации работы с документами – обеспечение централизованного выполнения однородных технологических операций. 

На портале «Правила работы с документами» вы можете изучать справочные и учебные пособия в доступной форме с возможностью самопроверки.

За основу обучающих материалов взяты технологии «Олимпокс» — работающие инструменты для получения и контроля уровня знаний. Авторами учебных пособий и онлайн-курсов, представленных на сайте, выступили профессиональные методологи в профильных областях.

Сайт позволяет:

- легко найти необходимую информацию для применения ее на практике;

- быстро повысить уровень компетенций и знаний требований нормативных документов в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела;

- проверить собственные знания и знания сотрудников в профильных областях;

- провести входное тестирование соискателей при приеме на работу.

Материалы, представленные на сайте, также будут полезны студентам, готовящимся к сдаче профильных экзаменов. Подготовка в такой форме позволит надолго запомнить полученную информацию и тем самым повлияет на итоговую эффективность применения полученных знаний уже в рамках трудовой деятельности.


Ньюсмейкер: Консалтинговая группа «Термика» — 44 публикации
Сайт: edou.olimpoks.ru
Поделиться:

Интересно:

29 мая 1903 года был открыт Троицкий мост в Петербурге
29.05.2024 10:06 Новости
29 мая 1903 года был открыт Троицкий мост в Петербурге
Торжественное открытие Троицкого моста в Петербурге состоялось 29 мая 1903 года. Он стал третьим постоянным мостом через Неву и до возведения моста Александра Невского оставался самым длинным в городе - его длина составляет 582 метра. Предшественником Троицкого моста был наплавной мост. Эта...
Грунтовый могильник сарматской эпохи обнаружен на Кубани
28.05.2024 17:59 Новости
Грунтовый могильник сарматской эпохи обнаружен на Кубани
В мае 2024 года Краснодарской археологической экспедицией ИИМК РАН в ходе археологических раскопок на поселении Ястребовское-Бережное 1 (хут. Ястребовский, Крымский район, Краснодарский край) на участке строительства нефтепровода ПАО «Транснефть», был обнаружен грунтовый могильник сарматской эпохи...
Всероссийскую акцию «Декламируй» запустят в День русского языка
28.05.2024 17:05 Новости
Всероссийскую акцию «Декламируй» запустят в День русского языка
Всероссийское общественное движение «Волонтеры культуры» запускает ежегодную Всероссийскую акцию «Декламируй», организованную в честь Дня русского языка, который отмечается 6 июня, в день рождения поэта А.С. Пушкина. Впервые акция «Декламируй» прошла 2020 году, собрав более 60 тысяч участников из...
Перспективные проекты представили предприниматели России и Узбекистана
28.05.2024 15:38 Новости
Перспективные проекты представили предприниматели России и Узбекистана
Высокий темп взаимодействия между Россией и Узбекистаном задают главы государств, взаимный интерес к развитию двусторонних связей и совместным проектам поддерживается на уровне правительств, регионов и бизнеса. Формат столь плотного сотрудничества на всех уровнях позволяет органам власти...
В каких странах самые чистые и экологичные пляжи
28.05.2024 15:32 Аналитика
В каких странах самые чистые и экологичные пляжи
Международное жюри проекта Blue Flag (Голубой флаг) объявило список стран, в которых самые чистые и экологичные пляжи, марины и туристические суда. Многолетние лидеры не изменились. Турция в этом году – на третьем месте мирового рейтинга. В 2024 году Фонд экологического образования (FEE) объявил о...