«Конcтанта: управление процессами» или процессный подход своими силами

Когда интегратор завершает работу и покидает проект, компания-клиент остается один на один с новорожденной системой и с этого момента несет полную ответственность за ее дальнейший рост и развитие. Интегратор помогает компании вырастить сад из семечка программного продукта. И только от компании зависит, будет ли этот сад процветать и приносить все больше плодов или зачахнет и зарастет сорняками, которые станут всячески мешать движению компании вперед.

Сегодня мы поговорим о предприятии, которое приятно удивило нас своей работой над развитием информационной системы. Речь пойдет о «Маслосырбазе «Чувашской», производителе мороженого под торговой маркой «Волга Айс».

Пару лет назад мы помогли компании заложить основу для внедрения процессного управления. Мы установили BPMS собственной разработки - «Константа: управление процессами», обучили сотрудников работе с продуктом и помогли настроить процессы, которые на тот момент были для компании наиболее актуальны: исполнение поручений, служебная записка, а также согласование БДДС.

Проделав эту работу, мы покинули проект, доверив дальнейшее развитие системы сотрудникам предприятия. Почему мы не стали автоматизировать все остальное? Практика показала, что постепенное расширение списка автоматизированных процессов по мере появления потребности – наиболее эффективный способ внедрения процессного подхода на предприятии. И вот, спустя некоторое время, успешный опыт «Маслосырбазы «Чувашской» стал еще одним аргументом в пользу этого утверждения.

Аудит системы на «Маслосырбазе» показал, что на предприятии не только активно пользуются процессами, настроенными с нашей помощью, но и значительно увеличили количество автоматизированных процессов, почти полностью поставив компанию на рельсы процессного управления.

Сейчас сотрудники «Маслосырбазы» регулярно используют 23 бизнес-процесса, которые охватывают почти все области работы предприятия:

• канцелярию и документооборот;

• управление кадрами;

• финансы и казначейство;

• маркетинг и продажи.

Чемпионом по популярности можно назвать процесс исполнения поручений, без которого не обходится ни одно совещание на «Маслосырбазе». За 2015 год было выполнено около 1400 поручений, что довольно много для предприятия численностью более 200 человек.

И это не случайно. «Константа: управление процессами» дает возможность отправить поручение в работу сразу после того, как оно появилось в голове, и быть уверенным, что оно обязательно будет выполнено. Руководителю не приходится держать в уме лишнюю информацию, и он может посвятить больше времени серьезным стратегическим задачам. Приведем одну историю, которую нам рассказал генеральный директор «Маслосырбазы» Антон Романов:

«Выхожу я как-то гулять с собакой и встречаю своего соседа, который работает в МЧС. Разговорились. И тут он мне рассказывает про один инцидент. С крыши предприятия N упал снег - и прямо на голову одному из жителей города. Как результат – человек в больнице, а предприятию придется выплатить огромный штраф. И тут я понимаю, что хорошо бы нам самим почистить снег, чтобы избежать неприятной ситуации. Прихожу домой, открываю «Константа: управлении процессами»… пара минут - и мое поручение уходит в работу. И не нужны лишние бумажки и записки, которые помогают не забыть».

Мысли Антона разделяет и финансовый директор компании. Вместо ответа на вопрос про главный результат от использования «Константа: управлении процессами», она просто показывает на стол: «Смотрите сами. Вот он результат - никаких бумаг».

Конечно, удобный в использовании и функциональный продукт, а также правильно обученные сотрудники еще не гарантируют успеха. Во многом результат внедрения процессного управления в компании зависит от желания и настроя руководства.

«Маслосырбазе «Чувашской» в этом плане повезло. Антон Романов в первых рядах выступает за развитие системы и наведение порядка в компании. Он каждый месяц контролирует, насколько вовремя его сотрудники выполняют поставленные задачи. А когда руководитель настроен на высокий результат и стремится развивать свою компания – у последней не остается другого выбора, кроме как быстрым шагом двигаться в сторону высокой эффективности.

Подумайте, может и вашей компании пора сделать выбор в пользу процессного управления? Берите пример с «Маслосырбазы «Чувашской». У них все получилось, а значит, получится и у вас, стоит только захотеть.