30.03.2022 11:37
Консультации.
Просмотров всего: 27920; сегодня: 5.

Что такое документооборот по правилам?

Что такое документооборот по правилам?

Хорошо отлаженный документооборот – одно из условий эффективной работы любой компании независимо от сферы ее деятельности. Употребляя понятие «документооборот»,  мы имеем  в виду созданную в организации систему движения документов, охватывающую весь их жизненный цикл: с момента возникновения до отправки в архив или уничтожения.

Данная система охватывает все без исключения виды документации: управленческую, бухгалтерскую, производственную, административно-хозяйственную, кадровую. Документооборот включает в себя ее создание обработку, прием, передачу и хранение. При этом хранить документацию можно не только на бумажных, но и на электронных носителях, а так же соблюдать правила работы с документами.

Все документы как объекты документооборота можно отнести к одной трех категорий:

- входящие – они поступают в компанию из внешнего мира, от других организаций;

- исходящие – их отправляет компания в другие организации, например, как ответы на входящие;

- внутренние – они создаются компанией для обеспечения ее деятельности и не выходят вовне.

При организации документооборота используются следующие три формы:

- централизованная – когда регистрация, обработка и хранение всех документов происходит в одном месте:

- в канцелярии, секретариате, кадровой службе или службе документационного обеспечения управления (ДОУ);

- децентрализованная – когда хранением и обработкой документов занимаются нескольких структурных подразделений;

- смешанная – когда обрабатывать и хранить документацию могут отдельные структурные подразделения, однако документами, которые значимы для компании в целом, ведает служба ДОУ.   

В зависимости от размера и структуры компании оптимальной для нее будет та или иная форма организации документооборота. Малым и средним предприятиям подойдет централизованная форма. Децентрализованная предпочтительна для компаний, имеющих территориально удаленные филиалы. Смешанная – вариант для очень крупных компаниях. В них нередко существуют отдельные структурные подразделения для организации документопотоков.

Какими же правилами мы должны руководствоваться при организации документооборота? Все они связаны с оптимизацией процессов прохождения документов.

Правильная организация документооборота призвана:

- обеспечить оперативное движение документов, то есть их прохождение с минимальными временными затратами;

- максимально сократить число инстанций, через которые проходит документ,  исключив или хотя бы ограничив возвратные движения;

- обеспечить единообразный порядок прохождения и обработки всех документов.

Следование этим правилам позволит воплотить в жизнь ключевой принцип организации работы с документами – обеспечение централизованного выполнения однородных технологических операций. 

На портале «Правила работы с документами» вы можете изучать справочные и учебные пособия в доступной форме с возможностью самопроверки.

За основу обучающих материалов взяты технологии «Олимпокс» — работающие инструменты для получения и контроля уровня знаний. Авторами учебных пособий и онлайн-курсов, представленных на сайте, выступили профессиональные методологи в профильных областях.

Сайт позволяет:

- легко найти необходимую информацию для применения ее на практике;

- быстро повысить уровень компетенций и знаний требований нормативных документов в сфере документационного обеспечения управления и архивного дела;

- проверить собственные знания и знания сотрудников в профильных областях;

- провести входное тестирование соискателей при приеме на работу.

Материалы, представленные на сайте, также будут полезны студентам, готовящимся к сдаче профильных экзаменов. Подготовка в такой форме позволит надолго запомнить полученную информацию и тем самым повлияет на итоговую эффективность применения полученных знаний уже в рамках трудовой деятельности.


Ньюсмейкер: Консалтинговая группа «Термика» — 41 публикация
Сайт: edou.olimpoks.ru
Поделиться:

Интересно:

Мэр Москвы продлил срок полномочий бизнес-омбудсмена Татьяны Минеевой
22.02.2024 17:32 Документы
Мэр Москвы продлил срок полномочий бизнес-омбудсмена Татьяны Минеевой
Мэр Москвы Сергей Собянин ещё на пять лет продлил срок полномочий бизнес-омбудсмена Татьяны Минеевой. Указ о назначении был подписан и опубликован 22 февраля 2024 года на сайте столичной мэрии. Ранее на пост Уполномоченного по защите прав предпринимателей в городе Москве Татьяна...
Об истории женского предпринимательства расскажет выставка
22.02.2024 09:12 Мероприятия
Об истории женского предпринимательства расскажет выставка
В Москве в музее предпринимателей, меценатов и благотворителей 2 марта 2024 года начнет работу выставка «Женское предпринимательство: сквозь века». Она расскажет об историях и судьбах выдающихся дореволюционных женщин-предпринимателей и современных бизнес-леди, продолжающих традиции и успешно...
«Тенденция – к объединению»
21.02.2024 19:29 Интервью, мнения
Тенденция – к объединению
Гендиректор ЧОО - о том, что изменилось в сфере охраны и почему одной технической безопасности мало Близится 23 февраля. В России в этот день отмечается День защитника Отечества, который изначально являлся праздником для всех военнослужащих, но сегодня это праздник всех мужчин, способных встать на...
«Выберу.ру»: рейтинг лучших семейных ипотек в феврале 2024 года
21.02.2024 18:38 Аналитика
«Выберу.ру»: рейтинг лучших семейных ипотек в феврале 2024 года
«Выберу.ру» подготовил рейтинг банков с наиболее выгодными для семей с детьми ипотечными программами на покупку квартир в новостройках страны благодаря скидкам банков к базовой ставке 6%. В ходе исследования мы сравнили условия семейной ипотеки в линейках российских банков из ТОП-100 по объемам...
Рашид Темрезов принял участие в совещании по вопросу капремонта школ
21.02.2024 14:24 Новости
Рашид Темрезов принял участие в совещании по вопросу капремонта школ
В минувшую среду, 20 февраля, Глава Карачаево-Черкесии Рашид Темрезов принял участие в совещании, которое провел Президент России в режиме ВКС с субъектами России о ходе реализации программы капитального ремонта школ. Федеральная программа капитального ремонта школ реализуется по поручению...