Автоматизация документооборота на ECM-платформе eDocLib в администрации г. Коврова

Филиал компании «ЭОС Софт» во Владимирской области сообщил о завершении пилотного проекта внедрения системы электронного документооборота в администрации города Коврова. В качестве платформы для реализации проекта была выбрана ECM-система eDocLib, разработанная ЭОС.

Результатом внедрения системы стало создание единой информационно-документационной базы, охватывающей все подразделения администрации города, и организация взаимодействия между ними. В систему получили доступ и территориально обособленные структуры.

Цели, которые были обозначены заказчиком в качестве ключевых параметров успешности проекта, были следующими:

• повышение исполнительской дисциплины;

• сокращение сроков исполнения документов;

• экономия рабочего времени сотрудников;

• сокращение неэффективных финансовых затрат;

• улучшение имиджа муниципалитета.

Администрация приобрела в общей сложности 200 пользовательских лицензий на рабочие места eDocLib, а также опции «Администратор», «Конфигуратор», «Редактор форм».

Специалисты удаленного подразделения ЭОС в Коврове осуществили весь комплекс работ по внедрению системы: произвели настройку eDocLib на организационную структуру администрации, запрограммировали основные группы документов и документоориентированные рабочие процессы, провели обучение пользователей. На стадии опытной эксплуатации пользователи имели возможность получать индивидуальные консультации и ответы на вопросы, возникающие в процессе освоения функционала.

В рамках проекта решены следующие задачи:

• налажен учет входящих, исходящих документов и обращений граждан;

• организовано хранение документов в электронном виде с доступом к ним сотрудников администрации;

• автоматизирован контроль исполнения документов;

• создана удобная и прозрачная система выдачи поручений, позволяющая контролировать ход их исполнения на всех этапах;

• автоматизирован внутренний документооборот в крупных подразделениях администрации;

• реализован удобный механизм организации совместной работы с документами.

Делясь впечатлениями о проекте и его результатах, начальник Управления делами и кадрами администрации г. Коврова Максим Нечваль отметил профессионализм специалистов филиала ЭОС и индивидуальный подход к каждому сотруднику администрации в процессе обучения и консультирования. «Благодарим вашу компанию за разработку программного продукта, использование которого не только облегчит работу специалистов, но и создает условия для интеграции муниципалитетов в единое информационное пространство страны», – подчеркнул Максим Нечваль.

Напомним, что платформа eDocLib, разработанная ЭОС, относится к классу ECM-систем и обладает широкими возможностями конфигурирования. Платформа позволяет без программирования создавать решения для нужд любой организации, автоматизировать самые разнообразные задачи, учитывать все тонкости работы конкретного предприятия. Среди государственных организаций, использующих платформу eDoclib – Администрация города Королева (Московская область), Администрация города Стрежевой (Томская область), Брянский городской Совет и др.

На базе платформы eDocLib компанией ЭОС и партнерами создан ряд прикладных конфигураций – eDocLib:Актив Бизнес, eDocLib: Хранение и оцифровка, eDocLib: Реестры НКО, eDocLib-»Электронная амбулаторная история болезни» (ЭлАИБ), eDocLib: Приемная Руководителя, а также совместное с Ростелекомом SaaS-решение О7.Док.