Разбираем, как самостоятельно промаркировать остатки товаров: от инвентаризации до ввода в оборот через личный кабинет Честного знака. Объясняем, когда нужен GTIN, как заказать коды Data Matrix и что делать, если не успели в срок.

Что такое «остатки» и почему их нужно маркировать

Остатки — это товары или продукция, которые уже находятся на складе компании (в рознице, на производстве, у дистрибьютора), но не имеют нанесенного кода Data Matrix и не введены в оборот в системе Честный Знак.

По законодательству РФ немаркированные остатки нельзя продавать, передавать через ЭДО (УПД), перемещать между магазинами или складом. Такие товары считаются немаркированной продукцией, и их оборот является нарушением.

Для государства важно, чтобы каждая единица продукции — от одежды и обуви до косметики, БАДов, пива, товаров легкой промышленности и даже некоторых материалов — была связана с уникальным кодом и отражалась в системе учета.

Чтобы не превращать маркировку остатков в ручную работу с Excel, компании используют программные решения — например, DMC (DataMatrixControl). Программа автоматизирует печать, проверку кода и передачу данных в систему, исключая ручной ввод.

Почему нужно маркировать остатки

• С 2024–2025 года обязательные требования маркировки распространяются на все больше категорий, и компании обязаны промаркировать товарные остатки до начала продаж в рознице или на маркетплейсах.
• Маркировка обеспечивает прослеживаемость товара и предотвращает оборот контрафакта на рынке России.
• Без ввода сведений в Честный Знак и присвоения GTIN товар не попадет в документы ЭДО / УПД, что делает его невозможным к продаже.

С точки зрения бизнеса

Если остатки не промаркированы:

• нельзя принять товар на склад магазина;
• нельзя передать его через ЭДО контрагенту;
• УПД и касса не смогут провести продажу;
• компания рискует получить штраф и конфискацию продукции.

Это напрямую влияет на оборот и прибыль: немаркированные товарные остатки = товар есть, а деньги нет.

Что говорит закон

Маркировка остатков регулируется нормативными документами и постановлениями правительства РФ. Обязанность промаркировать товар лежит на владельце продукции на момент начала обязательной маркировки.

Ключевые критерии остатков

Товар уже есть физически Он находится на складе, в магазине или у организации — то есть продукция в наличии.

На упаковке нет кода Data Matrix Код маркировки не нанесён либо этикетка отсутствует.

Нет статуса «В обороте» Сведения о товаре не были переданы в личный кабинет Честного знака, код не активирован.

Продажа такого товара запрещена Немаркированные товары нельзя продавать, передавать через ЭДО (УПД), отгружать контрагентам или размещать на маркетплейсах.

Маркировка остатков — это не создание нового товара, а оформление факта, что продукция уже находится у владельца. Для этого компания должна получить коды, нанести их на упаковку и ввести товар в оборот, подписав операцию квалифицированной электронной подписью (КЭП).

Где работать с маркировкой: личный кабинет Честного знака

Все операции с маркировкой остатков — заказ кодов, создание карточки товара (GTIN), ввод в оборот и передача сведений — выполняются через личный кабинет Честного знака (сервис оператора ЦРПТ).

Это основной инструмент участника оборота маркированной продукции: производителей, розничных магазинов, импортеров, дистрибьюторов и организаций, которые работают с товарами, подлежащими маркировке.

Как получить доступ

Чтобы начать работу, компания должна:

• Зарегистрироваться на сайте Честного знака (заполнение данных организации, ИНН, ОГРН).
• Подтвердить права пользователя в личном кабинете.
• Установить усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП / УКЭП) — она нужна, чтобы подписывать документы, вводить коды в оборот и отправлять сведения оператору.

Без КЭП невозможно подписать отчет о вводе в оборот и завершить маркировку остатков.

Что можно делать через личный кабинет

Создать карточку товара и GTIN в Национальном каталоге Это нужно, если товар ещё не зарегистрирован в системе. Карточка содержит наименование, состав, категорию и другие параметры продукции.

Подать заявку на эмиссию кодов Data Matrix На этом шаге запрашиваются уникальные коды, которые будут нанесены на остатки.

Скачать файлы с кодами для печати Коды выгружаются в формате CSV или XLSX — далее их можно отправить на принтер этикеток.

Ввести коды в оборот После нанесения этикеток нужно подтвердить факт маркировки. Это делается в личном кабинете и подписывается КЭП.

Проверить статус маркированной продукции Система присваивает статус: «в обороте», «нанесен», «нет сведений» или указывает на ошибки, если код нанесен некорректно.

Передать сведения через ЭДО (УПД) Если товар передается контрагенту, сведения автоматически попадают в документы ЭДО (УПД), и контрагент принимает товар с маркировкой.

После ввода в оборот статус товара в личном кабинете изменится на «В обороте», что означает, что продукция можно продавать, передавать через УПД и реализовывать в рознице.

Защита данных и политика конфиденциальности

При регистрации и работе с кабинетом пользователь:

• принимает условия обработки персональных данных,
• соглашается с политикой конфиденциальности,
• дает согласие на передачу сведений оператору.

Это обязательное требование законодательства.

Важное правило: личный кабинет — единственный официальный канал работы с маркировкой остатков. Excel, списки и файлы «для себя» не считаются вводом сведений.

Как промаркировать остатки: пошаговая инструкция (все в одном месте)

Маркировка остатков — это последовательность действий в системе Честный Знак. Важно пройти этапы по порядку: инвентаризация → создание карточки товара GTIN → заказ кодов Data Matrix → нанесение → ввод в оборот.

Шаг 1. Провести инвентаризацию остатков на складе

Цель — определить, какие товары и в каком количестве нужно промаркировать.

Что необходимо сделать:

• собрать список номенклатуры (SKU / артикул / наименование),
• определить категорию товаров (одежда, обувь, БАДы, косметика, легкая промышленность),
• зафиксировать точное количество единиц на складе.

Можно работать вручную, но удобнее использовать ТСД (терминалы сбора данных) или учет в 1С / товароучетной системе, чтобы избежать ошибки.

Шаг 2. Создать карточку товара и GTIN в Национальном каталоге

Если у товара нет GTIN — его необходимо создать самостоятельно в личном кабинете Честного знака.

Порядок: личный кабинет Честного Знака → Каталог → Создать карточку → GTIN

Заполняются поля:

• наименование,
• категория,
• состав (актуально для одежды и легпрома),
• тип упаковки,
• производитель/импортер,
• фото (если требуется).

Карточка подтверждается квалифицированной электронной подписью (КЭП/УКЭП).

Шаг 3. Заказать коды маркировки Data Matrix

Без этого невозможно распечатать этикетки и нанести код.

Порядок: операции → Ввод в оборот → Остатки → Заказать коды маркировки.

В заявке нужно указать:

• GTIN (из Национального каталога),
• количество единиц товара,
• тип единицы (штучно / короб / паллета).

После отправки данных в системе появится файл с кодами (CSV/XLSX), который можно скачать в личном кабинете. Код выдается на каждую единицу продукции, подлежащую маркировке.

Шаг 4. Распечатать и нанести коды на упаковку

Необходимо:

• распечатать коды на принтере этикеток (АТОЛ, Zebra, TSC и др.),
• приклеить этикетку так, чтобы Data Matrix было удобно сканировать (не на сгиб упаковки),
• проверить читаемость кода.

Код должен быть читаем сканером — иначе ввод в оборот может завершиться ошибкой.

Шаг 5. Ввести маркированные остатки в оборот

После нанесения нужно передать сведения в систему:

• через личный кабинет Честного Знака,
• или через ЭДО (УПД),
• или автоматически через программу (например, DMC DataMatrixControl).

Операция подписывается электронной подписью (КЭП).

После ввода код получает статус: «В обороте». Теперь товар можно продавать, отгружать контрагентам и передавать через ЭДО.

Чтобы товар считался промаркированным и допущенным к продаже, на каждом этапе должен быть получен конкретный результат:

Инвентаризация Определены остатки и точное количество единиц товара, которые необходимо промаркировать.

Создание карточки товара (GTIN) Для товара создана карточка в Национальном каталоге, и ему присвоен GTIN.

Заказ кодов маркировки Получены уникальные коды Data Matrix, которые можно распечатать и нанести на продукцию.

Нанесение кодов На каждое изделие наклеена этикетка с Data Matrix, код читается и соответствует товару.

Ввод в оборот Сведения отправлены в систему Честного знака, товар получил статус "В обороте" и теперь допущен к продаже и отгрузке.

Что делать, если не успели промаркировать остатки в срок

Ситуация, когда компания не успела промаркировать товарные остатки продукции до установленной даты, — одна из самых частых. Это бывает в рознице, на складе дистрибьютора, у импортеров или на производстве: не успели заказать коды, ждут карточки GTIN, не пришел КЭП, оборудование не готово, нет необходимых данных для Национального каталога и т.д.

Важно понимать: продажа немаркированных остатков запрещена. Система Честного Знака не позволит оформить УПД через ЭДО, а касса не может отпечатать чек с Data Matrix. Но есть несколько легальных вариантов действий.

Вариант 1. Вернуть товар на склад (если попытались отгрузить)

Если розничный магазин или точка уже получила товар, но не имеет маркировки: приемка → отказ от реализации → возврат на склад или ДЦ

После возврата:

• провести инвентаризацию,
• заказать коды,
• нанести маркировку.

Важно: нельзя продавать остатки без статуса «В обороте».

Вариант 2. Маркировать через операцию «перемаркировка» (если коды потерялись / испортились)

Если коды были заказаны, но наклейки повреждены, потеряны или нанесены неправильно:

Личный кабинет Честного Знака → Операции → Перемаркировка → Заказать новые коды

Это законно, если старая этикетка была испорчена.

Вариант 3. Временно заблокировать продажу товара и провести маркировку

Если сроки поджимают, но нет карточки товара и GTIN:

Снимаем остатки с продажи → Создаем карточки в Национальном каталоге → Заказываем коды → Печатаем и вводим в оборот

Для маркетплейсов (Ozon, Wildberries, Яндекс.Маркет) — единственный вариант.

Вариант 4. Списание товара (если товар не подлежит реализации)

Если продукция устарела, повреждена или не отвечает требованиям маркировки, компания может списать товар.

Списание оформляется в учетной системе (1С, МойСклад и др.) и передается через ЭДО. Это крайняя мера, если маркировка невозможна (нет упаковки, нет GTIN и т. д.).

Вариант 5. Передать маркировку подрядчику (аутсорсинг)

Если внутренние ресурсы перегружены:

• привлекается внешний интегратор маркировки,
• создаются карточки,
• заказываются и наносятся коды,
• выполняется ввод в оборот.

Это законно: владелец товара остается участником оборота, подрядчик выполняет технические операции.

Что делать нельзя

Продавать немаркированный товар Это нарушение требований законодательства. Штраф может достигать до 300 000 ₽, а партия товара — быть конфискована.

Передавать товар через ЭДО / УПД без кода маркировки Система электронного документооборота автоматически отклонит документы, если Data Matrix отсутствует или код не введен в оборот.

Наклеивать один код на несколько товаров или на группу Каждый экземпляр продукции должен иметь собственный уникальный Data Matrix. Использование одного кода на группу товаров считается нарушением.

Продавать на маркетплейсах без кодов Data Matrix Площадки (Wildberries, Ozon, Яндекс Маркет) блокируют карточки товаров и могут начислить штрафы за попытку размещения немаркированной продукции.

Главное правило

Код на упаковке — это еще не маркировка. Только ввод в оборот делает товар легальным для продажи.

Что будет, если не промаркировать остатки

Маркировка остатков — это не рекомендация, а обязательное требование законодательства. Любая продукция, подлежащая маркировке, должна иметь код Data Matrix и быть введена в оборот через систему Честного знака с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП).

Если товар находится на складе, в магазине или передан контрагенту, но не промаркирован, компании грозят юридические, финансовые и операционные последствия.

Продажа немаркированного товара запрещена

Система ЭДО (УПД), кассы и онлайн-кассы не позволят провести чек или оформить документ, если код Data Matrix отсутствует или не введен в оборот.

Наклейка на упаковку ≠ маркировка. Товар считается «маркированным» только после статуса «В обороте» в личном кабинете.

Блокировка отгрузок и возврат товара

Последствия на практике:

• маркетплейсы (Ozon, Wildberries, Яндекс.Маркет) не принимают немаркированную продукцию,
• торговые сети возвращают товар поставщику,
• УПД через ЭДО автоматически отклоняется.

Штрафы и санкции

По ст. 15.12 КоАП РФ предусмотрены штрафы:

Хранение или продажа немаркированных товаров Штраф для юридических лиц — до 300 000 ₽, возможна конфискация партии товара.

Повторное нарушение В этом случае продукцию могут конфисковать полностью, независимо от стоимости и количества единиц.

Нарушение порядка ввода сведений в систему Честного знака Если код нанесен, но не введён в оборот, штраф составляет до 50 000 ₽.

Немаркированные остатки могут быть изъяты и уничтожены.

Заморозка оборота и денег

Товар есть — выручки нет.

Компания сталкивается с проблемами:

• склад забит неликвидом;
• оборотные средства «зависают»;
• отчетность и инвентаризация усложняются;
• нельзя делать перемещение и списание через систему.

Риск потери позиций на маркетплейсах

Маркетплейсы фиксируют статус маркировки товара. Если у товаров нет data matrix — карточки скрываются, а продажи блокируются.

Автоматизация маркировки остатков

Когда остатков много, ручной процесс превращается в проблему: Excel, перепутанные GTIN, повторные печати этикеток, ошибки при вводе в оборот. Для таких задач компании используют DMC (DataMatrixControl) — программу, которая автоматизирует весь процесс маркировки.

Что делает DMC:

• загружает коды Data Matrix из личного кабинета Честного знака,
• печатает этикетки с привязкой к номенклатуре (GTIN),
• проверяет код при сканировании,
• автоматически вводит товар в оборот (без ручного ввода в кабинете).

Оператор сканирует товар → программа отправляет сведения → статус «В обороте».

Преимущества:

• нет Excel и ручного ввода данных,
• безошибочное сопоставление товара и кода,
• подходит для складов, магазинов, импортеров, 1С, МойСклад и ЕГАИС.

Маркировка остатков занимает минуты, а не дни.

Вывод

Маркировка остатков — это несложно, если действовать по инструкции:

• провести инвентаризацию на складе;
• создать карточку товара и GTIN в Национальном каталоге;
• заказать коды маркировки в личном кабинете Честного знака;
• распечатать и нанести коды на упаковку;
• ввести товар в оборот, подписав операцию КЭП.

Наклеенная этикетка — это еще не маркировка. Маркировка считается завершенной только после ввода в оборот.